Courriels-type
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Cette fonctionnalité nécessite un abonnement au module Annexes. Voir la page Tarifs.
Personnaliser les courriels
Des modèles standards de courriels sont proposés et vous pouvez en ajouter.
La liste des modèles est affichée. Pour créer un modèle, nous vous conseillons de dupliquer un modèle existant et de le modifier. Cliquez sur le modèle standard à dupliquer 1, une fois qu'il est affiché cliquez sur “Dupliquer” 3. Vous pouvez aussi créer un modèle à partir d'une page vierge 2.
Renseigner les paramètres ducourriel : Modifiez le titre 4. C'est une titre interne (vous permettant d'indiquer des catégoriser le mail : Acompte après encaissement, acompte apr-s réception du virement….) , il n'est pas visible par le destinataire du mail. l'objet 5 est le titre du mail qui sera visible par le destinataire. Renseignez la langue utilisée pour la présentation des dates. 6
Puis modifiez le texte du courriel 7 : vous pouvez y intégrer des variables de substitution 8 qui seront remplacées par les données de la réservation au moment de l'envoi. Les variables de substitution sont encadrées par des accolades {}.
Enfin validez votre saisie en cliquant sur le bouton “Valider”.
Votre courriel personnalisé est stocké vous pouvez l'utiliser à partir de la fiche réservation.
Associer des pièces jointes au modèle
Joindre automatiquement des PDFs aux courriels
Il est possible de sélectionner un ou plusieurs documents Manava à joindre automatiquement à vos courriels. Ces documents peuvent être un devis, un reçu, une facture ou un avoir, des contrats ou d'autres documents que vous avez placés au préalable sur votre compte Manava.
Cette option n'est disponible que pour les abonnés au module “Annexes”
1) Pour joindre automatiquement des documents à un email-type, afin qu'à chaque envoi ces documents soient joints :
Accédez au modèle du courriel-type (Paramètres / Courriels-types & documents / courriels-types). Cliquez sur le sélecteur de “Documents” 1.
Les documents proposés sont :
- devis
- reçu
- factures (proforma ou finalisée) d'acompte et de solde
- les contrats que vous avez placés sur votre compte Manava
- les autres documents (Conditions Générales de Location, fiche de police, etc)
Dans un modèle de courriel-type, il est important de sélectionner des documents qui existeront au moment de l'envoi (surtout si vous automatiser cet envoi). Par exemple éviter de sélectionner “Facture” puisque les factures ne sont pas générées automatiquement.
2) Pour joindre automatiquement des documents PDF à un email pour un client :
Accédez à la fiche Réservation, puis cliquez sur le bouton “Courriel” 1 ou sur le bouton “Actions” puis sur “Courriel”.
Cliquez sur le sélecteur de “Documents” 2. Les documents proposés sont :
- devis
- reçu
- factures (proforma ou finalisée) d'acompte et de solde
- les contrats que vous avez placés sur votre compte Manava
- les autres documents (Conditions Générales de Location, fiche de police, etc)
Sléectionnez les documents que vous souhaitez joindre à votre courriel.
Vérifiez bien la validité de vos documents joints automatiquement, notamment les factures, avant de valider l'envoi !
Et c'est tout ! Pour envoyez votre courriel, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton “Valider”.
Les documents au format .docx ou .odt seront automatiquement convertis au format PDF, avant d'être joints à votre courriel.
Si votre formulaire de réservation Manava utilise un courriel personnalisé, les documents qui nécessitent une génération manuelle comme les factures qui pourraient être associés à cet email ne sont pas envoyés par le formulaire de réservation.