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Export comptable des données
Menu “Liaisons externes / Exports / Export comptable”
Cette fonctionnalité nécessite un abonnement au module Annexes. Voir la page Tarifs.
Cette fonctionnalité vous permet de télécharger et/ou d'envoyer à votre comptable les données Manava sous forme de fichiers d'écritures comptables, afin de les intégrer dans le logiciel utilisé par votre expert comptable. Les données exportables sont les écritures de ventes, d'achats, de banque…
Les données exportées dépendent de votre paramétrage. Elles doivent être visées et validées par votre comptable.
Configurer l'export comptable
Option “Liaisons externes / Exports / Configuration comptable”
Vérifiez la configuration de votre export.
- Format d'export 1 : sélectionnez le modèle de fichier à générer en fonction du logiciel de comptabilité utilisé par votre comptable.
Si votre comptable utilise un format non référencé, nous pouvons compléter cette liste. Contactez-nous pour cela.
- Clients : définissez les comptes généraux des comptes clients 2. Vous pouvez définir des comptes spécifiques à une famille de client, à un client ou à un OTA (en mode Voucher). Cliquez sur + 3 puis sélectionnez la famille, le nom du client ou l'OTA et saisissez son compte comptable.
- Ventes, Fournisseurs, Achats et Trésorerie4 : cliquez sur les onglets successifs pour définir de la même manière les comptes généraux et spécifiques pour ces opérations.
- Taxes : Renseignez le compte pour la taxe de séjour et si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez définir le mode de déclaration de la TVA (encaissements ou débits). Les écritures exportées dépendront de ce choix.
- Journaux : selon l'export sélectionné, les codes des journaux peuvent être obligatoires, renseignez-les si nécessaire.
- Autres : vous pouvez indiquer le courriel de votre comptable pour lui envoyer les fichiers exportés directement. Si vous cochez “Copie cachée”, cet email vous sera aussi envoyé. Le format des noms des fichiers générés peut être imposé par votre comptable.
Le format de nom des fichiers d'export peut être constitué de caractères fixes et de variables :
- la variable {datedebut} sera remplacée par la date de début d'export
- la variable {datefin} sera remplacée par la date de fin d'export
- la variable {journal} sera remplacée par le code du journal
- tous les autres caractères seront conservés littéralement
- il est conseillé de ne pas fournir d'extension de fichier dans le format, puisqu'elle sera renseignée automatiquement en fonction du format d'export sélectionné.
- Exemple : avec le format export_{journal}_{datedebut}_{datefin}, le fichier généré pourrait être export_BNQ_20200101_20200131.txt avec le format CSV.
Exporter
Option “Liaisons externes / Exports / Export comptable”
Avant tout export, vérifiez la configuration de votre export (voir l'aide Configurer l'export comptable).
- 1 Vérifiez la configuration (voir l'aide Configurer l'export comptable)
- 2 Sélectionnez les journaux que vous souhaitez exporter.
- 3 Renseignez la période à exporter.
- 4 Choisissez “Visualiser les écritures au format générique” si vous souhaitez contrôler les écritures, sinon sélectionnez “Exporter au format ….” pour lancer l'exportation et/ou “Envoyer” pour transmettre les fichiers à votre comptable. Le fichier téléchargé se trouve dans votre répertoire de téléchargement défini par votre navigateur, sous la forme d'un fichier compressé si vous exportez plusieurs journaux. L'envoi au comptable est proposé seulement si vous avez renseigné son courriel dans la fenêtre Configuration / onglet Autres.
- 5 Cliquez sur “Exporter” pour effectuer l'action choisie.
Exemples d'export comptable avec TVA et facture d'acompte
Les données exportées dépendent de votre paramétrage. Elles doivent être visées et validées par votre comptable. L'export n'est pas le même selon que vous êtes assujetti ou non à la TVA, que vous déclarez la TVA sur les encaissements ou les débits et que vous avez saisi ou non un compte d'avances et acomptes. Si vous changez la configuration de l'export comptable en cours d'exercice, ce sera à votre comptable d'effecturer les écritures de régularisation (pour équilibrer le passage d'un mode à l'autre).
Nous prendrons toujours le même exemple suivant (pour simplifier nous considérons qu'il n'y a pas de taxe de séjour) :
- La cliente Joséphine Busher a réservé pour la nuitée du 7 janvier une chambre à 120€ TTC (dont 10.91€ de TVA à 10%).
- Elle a réglé 30% à la réservation le 1 janvier.
Vous avez émis une facture d'acompte le jour même de 36€. - Vous avez généré la facture de solde de 84€ le 7 janvier, qu'elle a réglée en partant.
- La TVA de la facture d'acompte est de 3.27€, celle de la facture de solde de 7.64€.
Sur la fiche de réservation Joséphine Busher, vous avez généré les factures et saisi les réglements suivants :
Export comptable avec TVA sur les encaissements
Dans ce cas la facture d'acompte n'est pas transférée en comptabilité, le montant de l'acompte mouvemente le compte d'attente 41900000, seuls l'encaissement et la TVA qu'ils génère sont transférés.
Configuration ( Menu “Liaisons externes / Export / Configuration comptable”) :
Dans l'onglet 'Clients' 1, le compte 'Avances et acomptes' 2 est renseigné (compte 41900000).
Vous n'avez pas coché “Transférer la facture d'acompte dans le journal de vente” 3.
Dans l'onglet 'Taxes' , vous avez sélectionné “TVA sur Encaissement” 4 et sans journal d'OD 5 .
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente :
Le 1er janvier : pas de transfert de la facture d'acompte.
Le 7 janvier : écriture de la facture de solde, avec reprise de l'acompte en 419. La TVA due au titre des 2 factures d'acompte et de solde est mise en attente dans le compte de TVA à régulariser 4458.
Journal de banque :
Le 1er janvier : écriture d'encaissement de la facture d'acompte en créditant le compte 41900000 1, la TVA est collectée dès l'encaissement de l'acompte (3.27€).
Le 7 janvier : écriture d'encaissement de la facture de solde 2. La TVA mise en attente sur le compte 45800000 sur le journal de vente est collectée (7.64€).
Variante avec "Transférer la facture d'acompte dans le journal de vente" dans l'onglet "Clients" de la configuration comptable
Journal de vente : écriture de vente en date du 1er janvier 3 pour l'acompte
Journal de banque : inchangé
Variante avec un journal d'OD si vous avez coché "Régularisations de TVA en OD" dans l'onglet "Taxes"
Journal de vente : inchangé
Journal de banque : écritures d'encaissement des 2 factures sans déclaration de TVA. 4
Journal d'OD : écritures de collecte de la TVA dues au titre de l'encaissement des 2 factures. 5
Export comptable avec TVA sur les débits
Dans ce cas la facture d'acompte n'est pas transférée en comptabilité, le montant de l'acompte mouvemente le compte d'attente 41900000.
Menu “Liaisons externes / Exports / Configuration comptable”
Dans l'onglet 'Clients', le compte 'Avances et acomptes' est renseigné (compte 41900000).
Dans l'onglet 'Taxes' de l'export comptable vous avez sélectionné “TVA sur Encaissement”.
Vous obtenez l'export suivant :
Journal de vente
Le 1er janvier : écriture de la facture d'acompte 1, en créditant le compte 419 et en collectant la TVA de l'acompte (3.27€).
Le 7 janvier : écriture de la facture de solde 2 et collecte de la TVA de la facture de solde (7.64€).
Journal de banque
Le 1er janvier : écriture d'encaissement de la facture d'acompte 3, en créditant le compte 419 (TVA déjà collectée sur la vente).
Le 7 janvier : écriture d'encaissement de la facture de solde 4 sans TVA (déjà collectée sur la vente).
Variante avec un journal d'OD si vous avez coché "Régularisations de TVA en OD" dans l'onglet "Taxes"
Journal de vente : écritures de vente des 2 factures sans collecte de la TVA de l'acompte 5
Journal de banque : inchangé
Journal d'OD : écritures de collecte de la TVA due au titre de l'encaissement de l'acompte 6 (La TVA de la facture de solde a déjà été collectée sur l'enregistrement de la vente).
