Liaisons iCal

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Vous pouvez exporter le calendrier de Manava au format iCal (iCalendar). Ces fichiers d'extension ICS pourront être intégrés par de nombreux calendriers (Google Agenda, Airbnb…). Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes ayant souscrit un abonnement au module “iCal en export”.

Pour exporter un calendrier vers la plateforme d'un OTA, suivez l'aide “Export iCal”, pour obtenir un fichier calendrier suivez l'aide “Télécharger un fichier calendrier”.

Vous pouvez importer des réservations à partir de calendriers d'autres plateformes. Il faut nous fournir les URLs des calendriers fournis par ces plateformes et nous les enregistrerons dans votre compte.

Pour importer un calendrier d'une plateforme d'un OTA, suivez l'aide “Import iCal” .

Export iCal

Les exports iCal se présentent sous la forme d'une URL à fournir aux prestataires. Les données sont renvoyées dynamiquement aux prestataires en réponse à chacune de leurs demandes. Cela permet de présenter un calendrier des disponibilités tenant compte des saisies de Manava.

La fréquence de mise à jour dépend entièrement de chaque plateforme : certaines peuvent demander à Manava vos disponibilités toutes les 4 heures, d'autres se limitent à 1 fois par jour. L'initiative de la mise à jour est toujours celle des plateformes, et Manava ne peut faire mieux que de répondre à leurs requêtes.

Pour obtenir l'URL à fournir à une annonce pour un hébergement, remplissez les zones de saisie en fonction des données à exporter :

Hébergement 1 : choisissez “Tous les hébergements” pour exporter les disponibilités de tous vos hébergements, “Tous les lots” pour n'exporter que les hébergements en lots, ou sélectionnez un hébergement unique ou un lot unique dans la liste. Pour un export à destination d'une plateforme (Booking, Airbnb…), vous devrez fournir une URL par hébergement ou par lot et donc sélectionner ici un hébergement unique ou un lot unique, le choix dépendant de la façon dont vous vendez vos hébergements sur ces plateformes.
Destination 2 : les informations exportées peuvent mettre à jour l'agenda d'un OTA ou d'un office du tourisme… ou bien le vôtre.
1. Dans le premier cas, il s'agit d'un export public : choisissez “Agenda public” ou l'un des destinataires proposés. Les événements seront exportés sans les noms des clients, notes ni descriptions et seules les réservations confirmées seront exportées.
  Si vous avez choisi un OTA, les fermetures spécifiques à cet OTA seront aussi exportées dans le calendrier.
  
  Les fermetures “externes” sont spécifiques à un OTA donné (fermeture générale ou fermeture de quelques chambres uniquement) et permettent d'accepter normalement toute demande de résa issue des autres canaux. Par exemple, une chambre d'hôte pourrait “fermer” Airbnb en juillet et août, en supposant qu'elle n'a pas besoin de ce canal pour remplir ses chambres à cette période. Il s'agirait là d'une fermeture externe. Il faudrait alors transmettre à Airbnb un calendrier avec ses fermetures propres.
  Vous pouvez voir l'aide sur les Fermetures Externes
2. Dans le deuxième cas, il s'agit d'un export privé, choisissez “Agenda privé”. Les noms des clients seront exportés, ainsi que les réservations non confirmées et selon vos choix 3 :
- Les notes saisies dans Manava (les notes avec l'attribut “publique” et vos notes personnelles) seront exportées,
- Les événements du mois précédent seront exportés pour disposer d'un historique récent des réservations.
- Les dates seront complétées avec les heures de check-in et check-out. Ce mode convient aux agendas personnels qui gèrent des plages horaires.

L'URL à fournir à vos agendas est affichée en bas de la fenêtre 4. Cliquez sur le bouton “Copier l'URL” pour la sélectionner, puis réalisez un copier/coller dans le calendrier de l'OTA.

Les disponibilités sont transmises aux OTAs via cette liaison iCal, mais les règles de séjour (checkin/checkout, nombre de jours minimum, etc…) ne peuvent pas être transmises dans ce format et sont donc à saisir dans les extranets des OTAs.
La période des données exportées est de 2 ans.
L'export n'implique pas l'import : Manava importe les calendrier au format iCal seulement si vous nous avez fourni les URLs des calendriers à importer.

Télécharger un fichier calendrier

Si vous souhaitez télécharger le fichier des disponibilités sur votre ordinateur, choisissez les options d'export, comme décrit précédemment, puis copier l'URL et collez-la dans la barre d'adresse de votre navigateur : vous obtenez ainsi un fichier d'extension ICS dans le répertoire des téléchargements que vous pouvez ensuite intégrer dans un agenda local.

Liste des plateformes

De nombreuses plateformes proposent d'importer des calendriers iCal, voici une liste de plateformes non exhaustive qui peuvent intégrer les URLs iCal de Manava. Voir la page Liste des plateformes acceptant des URLS iCal

Calendrier iCal sur Google Agenda

Agenda Google

Je ne vois pas mes dernières réservations sur mon agenda Google, pourquoi ?

Ce service d'agenda de Google est gratuit, et donc très utilisé. Et malgré ses millions d'utilisateurs dans le monde, Google fait au mieux pour synchroniser ces millions d'agendas… et ce n'est pas idéal, puisque nous constatons en général une synchronisation unique par jour pour chacune des URLs fournie et au mieux, 2 ou 3 synchronisations par jour.

Sur un de ses forums, Google écrit :

« Pour le moment, Google Agenda assure la mise à jour des flux d'agendas à quelques heures d'intervalle. Nous sommes conscients que certains utilisateurs souhaiteraient actualiser manuellement les agendas qu'ils ont créés et nous cherchons à développer cette fonctionnalité. Si l'agenda auquel vous êtes inscrit à l'aide de Google Agenda n'est pas actualisé après 24 heures, envoyez-nous son adresse URL, ainsi qu'une description détaillée du problème, afin de nous aider à poursuivre nos recherches. »

Il faut donc patienter pour voir apparaître les nouvelles réservations saisies dans Manava sur le calendrier Google.

Import iCal

Manava importe toutes les 2 heures les réservations créées sur les plateformes avec les dates de séjour, sans notion de prix, de prestations supplémentaires ou autres informations. En fonction des plateformes les données importées sont différentes. Dans tous les cas les réservations créées à partir de l'importation iCal devront être complétées (Tarifs, prestations… ne figurent pas dans les calendriers). Quelques plateformes dont nous importons le calendrier : Airbnb · AbracadaRoom · Abritel · Bedboat · Gîtes de France (CloudsBed - ITEA - Feratel) · Greengo · Holidu · Hote-s · Office de Tourisme (Ingenie) · Pitchup · WP Booking System · Superhote

Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes ayant souscrit un abonnement au module “iCal en import”.

Les calendriers des plateformes importées par Manava sont affichés 1 .
Dans notre exemple, l'hébergement Bleu sera mis à jour avec les réservations effectuées sur les plateformes d'Abritel, Airbnb, Gîtes de France et de l'office du tourisme.

Si vous souhaitez nous communiquer des nouveaux liens, cliquez sur le bouton “Envoyer des nouvelles URLs” et remplissez les champs suivants :

Dans “Hébergements / URL” indiquez le nom de votre hébergement Manava suivi de l'URL fournie par votre OTA 3.

Valider

Forcer l'import iCal

Si vous souhaitez forcer l'importation iCal sans attendre le délai des 2h entre 2 appels automatiques, cliquez sur le bouton “Importer maintenant”.
Cette option doit être utilisée avec parcimonie car le nombre de synchronisations est limité. La synchronisation appelle toutes les URLs des plateformes connectées en mode iCal, afin d'intégrer les dernières réservations qu'elles ont prises. Par exemple, si vous avez reçu l'information qu'une nouvelle réservation a été validée sur une plateforme, vous pouvez forcer l'importation iCal pour mettre à jour les réservations immédiatement.