Gestion des notes

Plusieurs type de gestion de notes sont possibles !

Elle permet d'inscrire des informations sans aucun lien direct avec une fiche. Vous pouvez placer des notes sous le menu ou sur le calendrier, pour mémoriser des événements particuliers ou pour ne pas oublier certaines prestations retenues par vos clients par exemple. Ces notes sont organisables en familles, avec une couleur pour chacune d'elles.

au survol du pictogramme du 6 novembre, le titre de la note et sa description sont affichées

La création des notes est possible à partir de :

• Menu “Calendriers & réservations / Nouvelle note”

• Menu “Calendriers & réservations / Liste des notes”

• Menu “Calendriers & réservations / calendrier détaillé / bouton “créer”

• Menu “Calendriers & réservation / calendrier mensuel / bouton “créer”

Les champs de la fiche :

• Titre : titre de la note affiché dans le calendrier
• Famille : la famille vous permet d'organiser vos notes. Chaque famille peut être liée à une couleur : bleu, gris, jaune, orange, vert ou violet, couleur reprise dans l'affichage des notes du calendrier. La famille vous permet de filtrer vos notes dans l'édition des notes et sur l'affichage du calendrier détaillé. Voir la page : Famille des notes
• Publique : coche indiquant que la note est visible par tous les utilisateurs (si non cochée, vous seul la voyez).
• Important : la note sera affichée en orange en haut du menu, elle sera précédée d'une icone “alarme” dans la liste des notes 1, les notes non urgentes sont affichées en bleu et sans symbole dans la liste des notes 2,
  
  
  
• Accueil : cochez pour que la note apparaisse dans le coin haut droit de l'écran comme un pense-bête (image A ci-dessus). Si vous ne cochez pas cette case, la note apparaîtra seulement dans le planning si elle est associée à une date d'alerte (images B et C ci-dessus).
  Dans tous les cas, elle sera présentée dans la liste des notes (→ “Calendriers & réservations / Liste des notes”).
• Alerte le : saisissez une date pour que la note soit associée à un jour.
  A la date de l'alerte, elle sera représentée par un pictogramme “stylo” sur les plannings et vous pourrez lire son contenu au survol (images B et C ci-dessus). Et si vous avez coché “Accueil”, elle apparaîtra dans le coin haut droit de l'écran au jour de l'alerte et les jours suivants.
• Description : information complémentaire
• Envoyer à : vous pouvez envoyer la note par courriel. L'adresse est automatiquement renseignée avec l'adresse de contact associée à la famille de la note (si renseignée dans la famille).
  Par exemple : vous avez créé une famille “Ménage” avec comme contact le courriel de la personne réalisant le ménage. Lorsque vous créez une note “ménage”, l'email est automatiquement renseigné et si vous choisissez de “valider et envoyer”, un email contenant le description de la note est envoyé à cette personne.
  Vous pouvez saisir plusieurs courriels destinataires séparés par une virgule.
• Copie cachée : si vous envoyez la note par email, une copie sera envoyée en copie cachée à ce courriel. La valeur de ce champ n'est pas conservé dans les données. Il ne sert qu'au moment de l'envoi.
  Vous pouvez saisir plusieurs courriels en copie séparés par une virgule.

La liste des notes peut être imprimée avec l'option ” Editions / Calendriers / Calendrier des notes” .

La plupart des fiches (clients,réservation, fournisseur…) disposent d'un champ “Description” ou “Commentaire”, prévu pour recevoir des informations supplémentaires. Ces informations ne sont visibles que depuis ces fiches.

Ces notes sont spécifiques à une réservation et sont codifiées pour être représentées dans l'édition des “Entrées / Sorties”, le calendrier détaillé et le calendrier mensuel.

Voir l'aide sur la description étendue : Comment personnaliser les informations des calendriers ?