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Etablissement
Menu “Paramètres / Établissement”
Configurez ici les paramètres généraux de votre compte :
- Coordonnées
- Logo
- Paramètres de facturation, TVA, Devise
- Coordonnées bancaires
- Serveurs de courriels
Identité
Menu “Paramètres / Établissement / Identité”
Saisissez ici vos coordonnées qui seront reprises dans les courriels, contrats, facturation… 1
Si vous êtes une société, vous devez renseigner votre identifiant (SIREN ou autre) en précisant dans la zone “type” le type saisi (RCS, SIREN, N°Tahiti…) 2.
Vous pouvez afficher plusieurs courriels dans le champ email 3.
Séparez-les emails par :
- une virgule : contact@mondomaine.fr, isabelle@mondomaine.fr
- un point virgule : contact@mondomaine.fr; isabelle@mondomaine.fr
- un tiret précédé et suivi d'un espace : contact@mondomaine.fr - isabelle@mondomaine.fr
- un ou plusieurs espaces : contact@mondomaine.fr isabelle@mondomaine.fr
Le premier email sera utilisé comme adresse principale (envoi de courriel, adresse de réponse),
si vous n'avez pas défini de serveur IMAP (option “Paramètres / Établissement / Serveur de courriels”), tous ces emails seront mis en copie cachée, lors de l'envoi de mail. 2
Complément en-tête : vous pouvez indiquer ici des informations complémentaires qui seront reprises en en-tête de facture. 4
Validez pour conserver votre saisie ou passez à l'onglet suivant.
Facturation
Menu “Paramètres / Établissement / Facturation”
Indiquez si votre dossier doit gérer la TVA, indiquez la devise et le nombre de décimales à utiliser pour vos montants.
Attention, si vous modifiez le nombre de décimales : il faudra revalider les réservations, les grille de tarifs… déjà saisis pour que les arrondis soient calculés avec le nouveau nombre de décimales. Saisissez le nombre de décimales de la devise de votre pays
Numérotation des factures
Choisissez le mode de numérotation avant de générer une facture ou en début d'un nouvel exercice.
Le format des numéros de factures et avoirs peut être constitué de l'année, du mois et d'un numéro croissant périodique.
- la séquence {AAAA} ou {AA} sera remplacée par l'année sur 4 ou 2 chiffres
- la séquence {MM} sera remplacée par le mois sur 2 chiffres
- la séquence {NNN…N}, avec autant de 'N' que de positions à remplir, sera remplacée par le numéro de facture ou d'avoir. Cette séquence doit nécessairement être placée à droite du format.
- tous les autres caractères seront conservés littéralement
Exemple : avec le format F{AAAA}{MM}-{NNN}, la 1ère facture de janvier 2019 aura le n° F201901-001
Si vous utilisez un format périodique, c'est à dire incluant les séquences {AAAA}, {AA} ou {MM}, le numéro croissant représenté par {NNN…N} sera remis à 1 à chaque début de nouvelle période.
Par exemple, avec le format F{AAAA}{MM}-{NNN}, la dernière facture de janvier 2019 pourra être F201901-047 et la première facture de février sera F201902-001.
Si vous n'utilisez pas de format périodique, les numéros de factures ne sont jamais remis à 1.
Par exemple, avec le format F{NNNNN}, si la dernière facture de 2019 est F01305, la première facture de 2020 sera F01306.
Banque
Renseignez vos coordonnées bancaire, si vous souhaitez qu'elles soient imprimées en pied de devis ou de facture.
Les documents sur lesquels le RIB sera imprimé est paramétrable dans l'onglet “Documents”. Voir la page : Préférences / Documents ( textes : devis, reçus, factures).
Cette page contient un exemple de RIB en pied de facture : Personnaliser une facture
Images
Menu “Paramètres / Établissement / Images”
Vous pouvez importer 3 images sur votre compte, au format jpg ou png :
- un logo, imprimé en en-tête de documents : devis, reçus, factures, bons-cadeaux 1
- une image imprimée en pied de bon-cadeau 2
- une image signature, à placer en fin de courriel
Pour importer une image, cliquez sur l'un des boutons “Cliquez pour charger une image”, puis “Parcourir…”, sélectionnez l'image sur votre ordinateur et validez. Si vous ne souhaitez pas utiliser d'image (par exemple en-tête de facture sans logo), cliquez sur “ne pas utiliser d'image” 4.
Réduisez la taille de vos images au minimum utile, avant de les stocker dans Manava. Plus les images sont volumineuses, plus les documents seront long à charger.
Liaison avec votre messagerie personnelle
Vous pouvez configurer votre compte Manava pour que les courriels envoyés depuis Manava soient copiés dans votre messagerie personnelle, dans le dossier de votre choix.
Cette configuration est facultative.
Serveur SMTP
Menu “Paramètres / Établissement / Serveur de courriels”
Manava peut utiliser le serveur d'envoi (= serveur SMTP) de votre prestataire internet, au lieu du serveur d'envoi par défaut de Manava, qui est le prestataire SendGrid.
Cette configuration est onligatoire pour utiliser l'envoi automatiques des courriels et facultative pour les envois manuels mais nous vous recommandons vivement de paramétrer votre serveur SMTP si vous envoyez des emails à partir de Manava pour éviter qu'ils soient classés en SPAMs. Consultez notre article “comment éviter que les courriels envoyés par Manava soient classés en spams”.
L'utilisation de votre serveur d'envoi permet d'obtenir des notifications par courriel sur votre propre compte de messagerie, par exemple lors d'une erreur de distribution de courriel (adresse de destinataire incorrecte par exemple). Dans certains cas, cela peut permettre une meilleure distribution de vos courriels auprès de vos clients, si vous estimez que les courriels envoyés par SendGrid sont trop souvent classés en SPAMs (indésirables).
Fournissez tous les renseignements requis pour se connecter à votre serveur SMTP 3.
Comment définir votre serveur SMTP ? Configurer le serveur pour :
Pour une qualité de distribution optimale de vos courriels, l'email déclaré dans “Établissement / Généralités” devrait être identique à celui saisi dans le serveur d'envoi SMTP (utilisateur). Certains serveurs l'imposent même. C'est le cas de Yahoo.
Par exemple, si vous utilisez le serveur de Yahoo pour envoyer vos emails Manava, utilisez un email avec l'extension yahoo.com ou yahoo.fr ( isabelle.martin@yahoo.com, mongite@yahoo.fr…).
Si votre email est associé à votre nom de domaine, le serveur d'envoi doit être celui de votre hébergeur (Ovh.com, Ionos.fr, Gandi.net…) Vous trouverez les paramètres de configuration sur leur site ou dans notre liste ci-dessus.
Accusé de réception
Si vous cochez “Accusé de réception”, votre courriel sera accompagné d'une notification indiquant au destinataire de votre email que vous attendez une confirmation de réception. Le destinataire aura le choix entre vous envoyer l'accusé de réception ou ignorer votre demande.
Serveur IMAP
Menu “Paramètres / Établissement / Serveur de courriels”
Comme pour le serveur SMTP, vous devez fournir les informations de connexion au serveur IMAP de votre hébergeur de courriels.
Renseignez les données de connexion à votre serveur IMAP.
Consultez pour cela la documentation technique de votre fournisseur d'accès internet. Vous pouvez aussi utiliser les moteurs de recherche avec les mots-clés “serveur imap {mon_fournisseur}”. Ces informations sont publiques et se trouvent facilement.
Voici quelques exemples de configurations :
Si les informations saisies sont correctes, vous pourrez choisir le dossier de stockage des emails parmi la liste proposée par votre compte IMAP 1. Manava sélectionne par défaut le premier dossier contenant le mot 'sent' ('envoyé' en anglais) car ce dossier correspond en principe à votre dossier “Envoyés” affiché dans votre application de messagerie en français. Vous pouvez préférer n'importe quel autre dossier dans la liste.
Si les informations de connexion sont incorrectes ou une erreur de réseau rend impossible la connexion, Manava affiche la mention “Serveur IMAP non configuré ou non accessible” 1
Pour des questions de performance, la liste des dossiers de votre compte IMAP n'est chargée que lorsque vous modifiez les informations de connexion. Si vous avez déjà validé vos informations et que vous souhaitez modifier le dossier de stockage, utilisez le petit bouton “…” à droite des dossiers pour charger la liste.