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Grouper plusieurs réservations
L'intérêt de grouper plusieurs réservations entre elles est de pouvoir générer une seule facture pour l'ensemble.
Les réservations peuvent être groupées avec l'une de ces 2 méthodes :
- Méthode automatique : lors de la prise de réservation, utilisez l'assistant “Réservation de groupe”
- Méthode manuelle : à utiliser si les réservations sont déjà enregistrées individuellement et que vous souhaitez les grouper
Méthode automatique
Menu “Calendrier & réservations / Réservation de groupe”
L'assistant de réservations groupées est également accessible avec le menu du bouton “Créer une réservation”:
Pour créer la réservation de groupe, complétez l'onglet “Dossier” :
- saisissez le nom du client 1, précisez la provenance et éventuellement la condition spéciale
- indiquez le statut de la réservation 3 : “simple demande”, “pré-réservation” ou “réservation confirmée” :
- Les simples demandes sont des réservations non confirmées (des options de réservations) qui n'empêchent pas d'autres réservations d'être prises aux même dates.
- Les pré-réservations et les réservations confirmées empêchent la prise de réservation aux mêmes dates. Elles impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager. Les dates de ces réservations sont bloquées et deviennent indisponibles à la vente. Le statut “pré-réservation” permet de distinguer dans ces réservations bloquantes celles pour lesquelles vous attendez des informations complémentaires. Vous pourrez “rétrograder” la réservation en “simple demande”, par exemple si le réglement attendu n'est pas versé à la date convenue avec le client afin de rendre l'hébergement à nouveau disponible.
- complétez avec éventuellement avec un n° de dossier et un commentaire 4
- la liste des hébergements disponibles à la période demandée est présentée dans le tableau 5
Indiquez ensuite quels hébergements doivent être réservés dans l'onglet “Séjour”:
- indiquez les dates du séjour
- en cochant “Afficher les hébergements dans les lots”, vous pourrez choisir d'attribuer tel ou tel hébergement du lot 2. Sinon seul la ligne du lot est affichée est l'attribution est effectuée automatiquement par Manava 1.
- en cochant “Afficher les hébergements single”, Si vous avez coché “Afficher les hébergements dans les lots”, vous avez le choix de n'afficher que les ghébergements pour 2 personnes et plus. Par exemple vous gérer un dortoir composé de lit. Le dortoir est un lot, les lits sont autant d'hébergement pour une personne. Vous ne cocherez pas “Afficher les hébergements single” car peut vous importe de choisir le lit..
- Manava proposera tous les hébergements non réservés aux dates du séjour. En cochant “Afficher les hébergements avec des simples demandes”, Manava affichera les hébergements libre ou ayant une réservation de statut “Simple demande” 6
- en cochant la ligne d'un hébergement ou d'un lot , la fênetre d'attribution du nombre de personnes s'ouvre 4 , Manava attribue automatiquement le nombre de personnes du tarif de baseau nombre d'Adultes. (Ce nombre de base est défini dans la fiche de chaque hébergement). Modifiez le nombre d'adultes et de personnes. Si vous renseignez un nombre d'enfants vous pouvez indiquez leur âge en cliquant sur le bouton “âges”.
Valider l'âge et l'attribution en cliquant sur chaque bouton “Valider” 6
- le prix total du séjour ainsi que le montant des prestations automatiques est affiché pour vérification 8
- créez éventuellement une fiche pour ce client, en indiquant son adresse, son courriel ou son numéro de téléphone 9, dans l'onglet “Dossier”.
Terminez l'assistant en cliquant sur le bouton “Valider” 7.
Après création, la fiche de la réservation principale est présentée et vous pouvez la compléter en ajoutant des prestations, en modifiant l'échéancier, etc.
Si vous avez constitué des lots d'hébergements, ces hébergements sont présentés sous l'intitulé de chaque lot, et vous pouvez saisir un nombre d'adultes et de mineurs global par lot :
- le lot “Chambres lit double” affiche ses chambres disponibles à la période demandée
- les 3 chambres Rose, Orange, Bleue constituent ce lot et sont disponibles
- ayant saisi 8 adultes et 3 mineurs globalement sur le lot, Manava les répartit sur les chambres en respectant le nombre de personnes du tarif de base, ici 2 adultes par chambre, puis complète en répartissant les personnes restantes (2 adultes et 3 enfants).
- Manava complète les chambres à hauteur du nombre maximum d'occupants et du nombre maximum d'adultes (défini sur chaque fiche Hébergement).
Dans cet exemple, les chambres peuvent accueillir 4 occupants mais seulement 3 adultes maximum.
La répartition a été effectuée automatiquement et elle peut être corrigée chambre par chambre.
Pour créer des lots, utilisez l'option Lots d'hébergements
Méthode manuelle
→ fiche “Réservation” / onglet “Groupe”
Parfois vous devrez grouper manuellement des réservations, par exemple quand le client souhaite après coup obtenir une facture groupée pour plusieurs réservations saisies individuellement. Il peut aussi arriver que vous devrez grouper des réservations prises à des périodes différentes, ou pour des clients distincts.
Deux situations se présentent, selon que les réservations à grouper existent déjà ou non.
1. Les réservations existent déjà
Vous avez déjà créé vos réservations et vous devez maintenant les grouper.
Notez les numéros des réservations que vous souhaitez regrouper sur une même facture (ces numéros sont visibles dans le titre de la fiche réservation).
Entrez dans la fiche d'une d'entre elles : cette réservation sera la réservation principale.
Cliquez sur l'onglet “Groupe” 1, saisissez le numéro de la réservation à ajouter 2 puis cliquer sur “Rattacher”.
Un message de confirmation apparaît, vous indiquant que le rattachement devra être validé en fin de procédure. Si vous souhaitez rattacher d'autres réservations à cette réservation principale, renouvelez l'opération en saisissant successivement les autres numéros, et en recliquant sur “Rattacher”.
Dans l'onglet groupe la réservation a été ajoutée à la réservation principale. Vous pouvez poursuivre le rattachement en saisissant le numéro d'une autre réservation à rattacher puis en cliquant sur “Rattacher”.
Lorsque tous les rattachements sont réalisés, cliquez sur l'onglet “Valider” pour enregistrer ces modifications.
Les réservations rattachées à la fiche principale sont dites “secondaires”.
“Appliquer” (valider sans quitter) ou “Valider” la réservation pour que le groupe soit enregistré ! Si vous ne validez pas la réservation principale, les réservations secondaires ne seront pas rattachées.
2. Les réservations n'existent pas encore (méthode manuelle)
Plutôt que de créer une réservation de groupe, si les réservations a grouper n'ont pas les mêmes dates, ou le même client, vous pouvez préférer utiliser la fonction combinée de duplication et rattachement.
Commencez par créer la réservation qui sera la réservation principale (pour un des membres du groupe), et “validez sans quitter”. Puis cliquez sur l'onglet “Groupe” 1, puis sur “Dupliquer et rattacher” 2.
La fiche d'une nouvelle réservation secondaire apparaît à l'écran, elle a déjà les mêmes dates de séjour, provenance, etc. Manava lui a affecté automatiquement un hébergement disponible, donc différent de celui de la fiche principale. Changez cet hébergement si nécessaire et modifiez éventuellement le nom du client, puis validez. Le groupe de réservations apparaît :
Si vous devez créer une autre réservation secondaire, groupée aux deux précédentes, cliquez à nouveau sur “Dupliquer et rattacher”. Lorsque tous les rattachements sont réalisés, valider.
“Appliquer” ou “Valider” la réservation pour que le groupe soit enregistré ! Si vous ne validez pas la réservation principale, les réservations secondaires ne seront pas rattachées.
Dégrouper
Il est possible de dégrouper une réservation tant qu'aucune facture n'a été établie. Si vous souhaitez détacher une réservation du groupe, dans l'onglet “Groupe” 1 de la réservation principale, cliquer sur le bouton “Dégrouper” 2.
“Appliquer” (valider sans quitter) ou “Valider” la réservation pour que la modification du groupe soit enregistrée !