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Familles
Familles Clients
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Familles des clients ”
Les familles clients ne sont pas obligatoires.
Vous pouvez associer un client à une famille pour effectuer des statistiques et/ou filtrer des éditions par famille, et/ou pour regrouper les clients lors du transfert comptable.
- Sélectionnez “Familles des clients”
- Pour créer vos hébergements, cliquez sur le bouton “Créer” 1.
- Pour modifier une famille, cliquez sur sa ligne. 2
- Saisissez le code de la famille et sa désignation 3. Vous pouvez modifier le code de la famille, même si des clients sont associés à la famille.
- Validez vos modifications. 4
- Pour supprimer une famille, cliquez sur “Supprimer”.
- Le code de la famille est utilisé dans certaines éditions au lieu du nom complet. Entrez une abréviation.
- Le code doit être unique, vous ne pouvez pas définir deux familles avec le même code.
- Si vous modifiez le code d'une famille existante, la nouvelle codification est repercutée sur les données existantes.
- Cette liste de familles peut être complétée au fur et à mesure de vos besoins.
- La liste des familles clients est une liste différente de celles des familles prestations et familles des dépenses.
Familles Prestations
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Familles des prestations”
A des fins statistiques, vous pouvez associez des familles à vos prestations.
Sélectionnez “Familles des prestations”.
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.
Les codes des familles peuvent être saisis directement dans la sélection “famille” de la fiche prestation ou de la fiche réservation (onglet Prestations). Si vous avez paramétré plus de 10 familles de prestations, vous pourrez saisir le code de la famille plutôt que de rechercher la famille dans la liste.
Par exemple en tapant le code “BAR”.
vous pourrez retrouver plus facilement le nom de la famille associée et la sélectionner 2.
Familles Dépenses
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Familles des dépenses”
Ces familles de dépenses serviront à obtenir des statistiques et graphiques sur vos achats. Créez toutes les familles dont vous avez besoin pour vos statistiques.
Vous pouvez accèdez aux familles des dépenses depuis la liste des articles fournisseurs, bouton “Gérer les familles”.
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.
Familles Notes
Menu “ “Paramètres / Familles et libellés / Familles des notes”
Avec l'option “Famille des notes”, créez vos familles telles que : ménage, repas, transport… Chaque famille peut être liée à :
- une couleur : bleu, gris, jaune, orange, vert ou violet. Double-cliquez dans le champ “couleur” pour faire apparaître le sélecteur.
- un email (ou liste d'emails) : lorsque vous créerez une note pour cette famille, vous pourrez choisir de l'envoyer par email afin d'avertir le ou les responsables (par exemple : pour informer le technicien des réparations à effectuer).
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients avec la gestion des couleurs et des emails en supplément..
Modes de paiement
La liste des modes de paiements fournisseurs est différente de celle des clients.
Modes de paiement clients
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Modes de paiement clients”
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.
Si vous utilisez le moteur de réservation Manava avec paiement en ligne, les modes de paiements utilisés par le paiement en ligne (Stripe , PayPal, Payzen ou Payzone ) ne doivent pas être supprimés
Modes de paiement fournisseurs
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Modes de paiement fournisseurs”
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.
Suivis des paiements (libellés)
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Libellés de suivi des paiements”
Cette option permet de saisir les différents suivis des paiements que vous utiliserez pour pointer les règlements.
Par exemple :
- “En attente d'encaissement” : chèque remis à la banque et en attente d'être crédité,
- “Virement programmé” : vous attendez ce règlement à cette date mais le virement n'apparaît pas encore sur votre compte
Le suivi est saisi dans la fiche réservation à titre d'information. Quand l'état du paiement change, revenez sur la réservation (sur le règlement) et changez le suivi (par exemple modifiez “En attente d'encaissement” en “OK”). C'est un outil de gestion facultatif.
Vous pouvez créer autant de “suivis” que vous souhaitez.
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.
Suivis des contrats (libellés)
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Libellés suivi des contrats”
Cette option permet de saisir les différents suivis des contrats que vous utiliserez pour pointer les réservations. Par exemple :
- “Contrat envoyé” : vous avez envoyé le contrat de location au client et attendez qu'il le signe
- “Contrat reçu” : le client vous a retourné le contrat signé
Si vous ne gérez pas de contrats de location, vous pouvez utiliser librement ces libellés pour mettre en place d'autres modes de suivis de vos réservations. Le suivi est saisi dans la fiche Réservation, c'est une information facultative. Vous pouvez gérer 30 états de “suivis”.
Pour modifier un libelle d'un suivi, cliquez sur sa ligne dans la liste des “Suivis de contrats”pour ouvrir sa fiche.
- Saisissez le libellé.
- Validez vos modifications.
Attention si vous modifiez le numéro d'un suivi de contrat et que vous avez personnalisé les couleurs des suivis de contrat, la couleur associée devra être redéfinie pour ce suivi. voir la page : Modifier les couleurs
Pour plus d'informations sur les suivis de contrat, voir la page : Comment sont gérés les contrats ?
Elements de check-list
Menu “Paramètres / Familles et libellés / Eléments de check-list”
Ces éléments serviront à pointer les opérations réalisées pour chaque réservation. Créez tous les éléments dont vous avez besoin pour votre gestion : Lit fait, Plateau de bienvenue, Ménage de fin de séjour,…
Les règles de saisie sont les mêmes que pour les Familles clients.