Créer une réservation simple

2 types de créations existent :

• créer une réservation simple : il s'agit d'une réservation pour un seul hébergement.
• créer une réservation de groupe : il s'agit d'une réservation pour plusieurs hébergements.

Pour créer une réservation simple (pour un seul hébergement), plusieurs méthodes sont proposées :

• cliquez sur le menu “Calendriers & Réservations / Réservation simple”
• depuis le calendrier mensuel ou détaillé, cliquez sur le bouton “Créer / réservation simple”
• depuis le calendrier mensuel ou détaillé, cliquez sur une cellule vide correspondant au début de séjour
• affichez une réservation existance et dupliquez-la (voir la page : Dupliquer une réservation)

Topologie générale de la fiche :

La fiche réservation est divisée en 3 blocs : la partie supérieure qui est un descriptif général 1, la partie inférieure composées de 9 onglets qui regroupent les informations par thèmes 2 et les boutons d'actions.
Cliquez sur les onglets pour accéder aux informations ou sur l'une des informations du descriptif général.
Par exemple : cliquez sur “Résa confirmée” pour modifier ce statut ou sur l'onglet “Dossier” pour ouvrir cet onglet.

La partie supérieure affiche 2 montants :

1. Reste dû 3 : c'est le montant total du séjour (nuitées, prestations et taxe de séjour), moins les règlements reçus.
2. Séjour : c'est le montant total du séjour.

Les boutons d'actions sont situés en bas de la fiche réservation.
Ces boutons permettent de valider ou de supprimer la fiche réservation mais aussi d'imprimer une fiche Réservation, d'imprimer un devis, de pré-remplir un contrat ou un autre document,…
Cliquez sur le bouton “Actions” pour afficher les fonctionnalités proposées.

Nom du client 1 qui pourra être complété par une fiche client détaillée avec le bouton permettant d'accéder à la fiche “→” 2 ou Bouton “Actions / Fiche Client” 3. Pour recherche un client existant, Voir la section : Rechercher un client existant.

Hébergement 4 : indiquer l'hébergement affecté à cette fiche. Pour définir vos hébergements et leurs caractéristiques, voir la page : Hébergements

Provenance 5 : indiquer l'origine de la réservation, pour déterminer votre tarif (si celui-ci dépend de la provenance) ou à des fins statistiques. La liste des provenances gérées est entièrement paramétrable, voir la page : Provenances

Condition spéciale 6 : indiquer la condition liée à la réservation si vous avez défini des conditions spéciales

Dates du séjour 7 : ces dates peuvent être saisies selon 2 modes, le mode “dates des nuitées”, ou le mode “dates d'arrivée et de départ” (voir la page : Préférences/Réservations). La période de séjour peut aussi être obtenue en saisissant une date de début, puis un nombre de nuitées. en 9

Adutes / Enfants 8 : nombre d'occupants total de l'hébergement (adultes et enfants). Ce nombre ne sert pas au calcul de la taxe de séjour, voir 14.

Prix de la nuitée 9 : cette valeur est obtenue automatiquement par lecture de vos plans tarifaires.
Chaque fois que vous modifiez l'un des critères déterminant votre tarif (hébergement, provenance, nombre de personnes, saison ou conditions spéciales, selon vos plans tarifaires), ce prix unitaire de la nuitée est réévalué. Vous pouvez librement le modifier, par exemple si vous avez négocié un prix spécial.

Prix total des nuitées 10 : c'est bien sûr la multiplication entre le nombre de nuitée et le prix d'une nuitée. Vous pouvez également modifier cette valeur totale dans le cas d'un prix global négocié par exemple.

Verrouillage du prix 11 : le “cadenas” présenté à droite du prix total permet de verrouiller le prix, quand vous ne voulez pas que Manava le recalcule, même si vous changez la chambre, les dates, ou tout autre critère déterminant votre tarif. Il suffit de cliquer sur le cadenas pour verrouiller.
Voir la section : Verrouiller le prix.

Information hébergement : une information détaillant le calcul du prix est affichable n cliquant sur “?” à droite du mot “Hébergement (i)”.

Taxe de séjour 14 : précisez le nombre de personnes assujetties à la taxe de séjour (ne pas compter les mineurs, ni les travailleurs saisonniers, ni les personnes accueillies au titre de l'hébergement d'urgence). Le montant de la taxe de séjour est calculé automatiquement par Manava, soit au forfait, soit au pourcentage, selon les règles que vous avez fixées (voir la page : Taxe de séjour). Si nécessaire, modifiez le montant de la taxe.
En cliquant sur l'icône “stylo'” à droite du montant de la taxe de séjour 14, vous pourrez saisir la raison de l'exonération de taxe s'il y en a. En cliquant sur “?” à côté du libellé “Taxe de séjour”, vous pourrez afficher le détail du calcul de la taxe, ce qui est particulièrement utile pour la logique complexe de la taxe au pourcentage.

Prestations : vous retrouverez là le montant total des prestations saisies dans l'onglet “Prestations”. Cette valeur n'est pas modifiable.

Total : total TTC du séjour à facturer au client, incluant l'hébergement, la taxe de séjour et les prestations. Si vous êtes assujetti à la TVA, le montant HT de l'hébergement présenté sur la facture prendra en compte le taux de TVA visible ici.

Commission : si votre réservation a été vendue par une agence (physique ou en ligne OTA), elle retiendra probablement une commission sur le montant facturé au client. Le taux de commission est pré-réglé sur la fiche de l'agence (voir la page : Provenances). Le montant de commission résultant est modifiable.
Le total “Net” 15 représente votre gain net de taxe de séjour et de commission pour cette réservation.

Attention : il ne s'agit pas toujours du montant net calculé par votre OTA ! Il s'agit de votre net, y compris les prestations supplémentaires qui n'étaient pas forcément réservées à l'avance par le client chez l'OTA et qu'il vous a commandées pendant son séjour.

Echéances 16 : saisissez ici toutes les échéances prévues pour le règlement de la réservation. La 1^ère échéance est considérée comme l'acompte et son montant sera celui de la facture d'acompte, si vous en générez une. Lors de la création d'une réservation, ces échéances sont pré-remplies automatiquement selon vos préférences (voir la page : Préférences / Échéances).

Les échéances seront pointées automatiquement à chaque saisie de nouveau règlement. Chaque fois que des échéances seront échues et non pointées (donc non réglées), une notification “Clients à relancer” sera affichée sous le menu général de Manava.

Description 17 : saisissez ici tous les notes et informations diverses que vous voulez conserver sur cette réservation, comme les heures d'arrivées prévues, l'âge des occupants, etc. Ce champ peut contenir des informations spéciales présentées sur le calendrier mensuel ou détaillé, ainsi que dans l'édition des “Entrées & Sorties”.
Voir la section : Description étendue.

Statut 3 : indiquez le statut de la réservation : “simple demande”, “pré-réservation” ou “réservation confirmée”

• Les simples demandes sont des réservations non confirmées (des options de réservations) qui n'empêchent pas d'autres réservations d'être prises aux même dates.
• Les pré-réservations et les réservations confirmées empêchent la prise de réservation aux mêmes dates. Elles impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager. Les dates de ces réservations sont bloquées et deviennent indisponibles à la vente. Le statut “pré-réservation” permet de distinguer dans ces réservations bloquantes celles pour lesquelles vous attendez des informations complémentaires. Vous pourrez “rétrograder” la réservation en “simple demande”, par exemple si le réglement attendu n'est pas versé à la date convenue avec le client afin de rendre l'hébergement à nouveau disponible.

Suivi : sert à attribuer un état personnalisable à vos réservations. Ce mode de suivi peut par exemple servir à suivre les contrats avec les états suivants : contrant non envoyé, contrat envoyé, contrat reçu signé, etc. Si vous ne gérez pas les contrats de location, vous pouvez utiliser ce champ pour n'importe quel autre usage. Les états de suivi sont paramétrables, voir la page : Suivis des contrats (libellés)

Simulation 4 : les réservations “simulées” ne sont pas imprimées dans les états comptables. Il faut réserver ce mode à des réservations saisies à titre d'essai. Vous ne pouvez enregistrer des factures sur ces réservations.

N° dossier : indiquez ici une référence de dossier, transmis éventuellement par une agence en ligne.

Date de création : la date est enregistrée automatiquement lorsque la réservation est créé, elle n'est pas modifiable.

Date de création : la date est enregistrée automatiquement lorsque la réservation est créé, elle n'est pas modifiable.

Check-in check-out : vous pouvez indiquer les heures d'arrivée et de départ pour ce client.

Compléments : cette section n'apparaît que si vous avez défini des zones de saisies personnalisées.
Lire le paragraphe : champs personnalisés des préférences de réservation.

En plus du prix de l'hébergement, le prix d'un séjour peut incorporer des prestations supplémentaires, comme des frais de ménage, de repas, de transfert aéroport, de location de matériels, etc. Cliquez sur l'onglet “Prestations” pour accéder à la saisie.

Lire la page : Prestations supplémentaires

L'intérêt de grouper plusieurs réservations est de pouvoir générer une seule facture pour l'ensemble. Cliquez sur l'onglet “Groupe” pour accéder aux fonctions de groupement.

Lire la page : Grouper plusieurs réservations

Cliquez sur l'onglet “Factures” pour générer les factures d'acompte, factures de solde et avoirs.

Lire la page : Créer une facture

Cliquez sur l'onglet “Règlements” pour ajouter ou supprimer les règlements de la réservation : acomptes,

Lire la page : Saisie d'un règlement

Lire la page : Annuler ou supprimer une réservation

Dans la fiche réservation, vous pouvez pointer les éléments effectués 2 de votre check-list dans l'onglet 1

Vous pouvez créer autant d'éléments de check-list que nécessaire. Voir la page : Gestion des éléments de la check-list

Vous pouvez contrôler les réservations avec les éléments effectués ou restant à faire. Voir la page : Edition de la check-list

Pour créer une réservation pour un client déjà présent dans votre Cardex, utilisez cette méthode :

• placez le curseur dans le champ “Client”
• tapez au moins 3 lettres du nom recherché
• Manava présente la liste des clients dont le nom contient ces lettres
• cliquez sur le client recherché

Normalement, lorsqu'une réservation déjà enregistrée est modifiée, le prix est recalculé automatiquement dès que certains critères déterminants changent, notamment l'hébergement, la provenance ou les dates de séjour. C'est en général le comportement attendu, puisqu'en général le prix du séjour doit refléter vos grilles de tarifs qui dépendent de l'hébergement, de la provenance ou des dates de séjour.

Néanmoins, vous pouvez aussi souhaiter que le prix reste fixe et stable, notamment si vous vous êtes engagé sur ce prix auprès du client. Et si vous souhaitez lui affecter un hébergement et maintenir le prix initial, vous devez bloquer ce prix pour que Manava ne le recalcule pas. Une autre situation où le prix pourrait rester fixe est celle où le client désire raccourcir son séjour, et que vos conditions de vente ne prévoient pas de remboursement : vous voudrez alors modifier la période de séjour pour que les dates libérées redeviennent disponibles à la vente, tout en maintenant le prix initial.

Pour cela, cliquez sur le cadenas à côté du montant de l'hébergement : ce montant sera préservé quelques soient les modifications effectuées sur la réservation. Lorsque le prix est verrouillé, le cadenas est orange.

Après verrouillage du prix de l'hébergement, modifiez le nombre de nuitées ou l'hébergement, et le montant de l'hébergement restera inchangé.

Le champ “Description” peut contenir des informations particulières et qui seront présentées sur le calendrier mensuel ou détaillé, ainsi que dans l'édition des “Entrées & Sorties”. Ces informations spéciales pourront en outre être associées spécifiquement au jour d'arrivée du client, au jour de départ, ou à tous les jours du séjour.

Exemple d'informations spéciales affichées au survol d'une réservation :

Pour mettre en place ces informations spéciales, vous devez les placer entre crochets […], parmi les autres notes saisies dans le champ “Description” :

• crochets simples […] pour les informations à afficher tous les jours, sur le planning et les “Entrées & Sorties”
• crochets et préfixe “A>” pour les informations liées au jour d'arrivée uniquement
• crochets et préfixe “D>” pour les informations liées au jour de départ uniquement

Voir la page : Personnaliser les informations des plannings