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Préférences
Menu “Paramètres / Préférences”
Configurez ici vos préférences de travail, choix d'affichage, de réglages par défaut
Préférences / Réservations
Présentation des dates de séjour
Vous pouvez saisir et afficher les périodes des séjours selon 2 modes :
- dates des nuitées
- dates d'arrivée et de départ
Comment saisir un séjour de 2 nuits qui commence lundi 1er juillet (départ du client mercredi 3 juillet) ?
En mode “Dates des nuitées”, vous définirez un séjour en saisissant la date de la 1ère nuitée et la date de la dernière nuitée. Dans notre exemple, vous saisirez donc 01/07/2020 et 02/07/2020, puisque la 2ème nuitée commence le 02/07.
En mode “Dates d'arrivée et de départ”, vous définirez un séjour en saisissant la date d'arrivée (équivalent à la date de la 1ère nuitée) et la date de départ (différente de la date de dernière nuitée). Dans notre exemple, vous saisirez donc 01/07/2020 et 03/07/2020, puisque le client part le matin du03/07.
Cette préférence impacte également la visualisation des réservations dans le planning détaillé.
| mode “Dates des nuitées” | mode “Dates d'arrivée et départ” |
|---|---|
les réservations sont calées sur les dates | les réservations sont décalées d'une demi-journée |
Voir également cette question : Comment sont gérées les dates d'arrivée et de départ ?
Statut des nouvelles réservations
1. Création depuis Manava
Quand vous créez une réservation dans Manava, elle peut être considérée par défaut comme “simple demande”, “pré-réservation” ou “réservation confirmée” 1 :
- Les pré-réservations et les réservations confirmées impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager. Les dates de ces réservations sont bloquées et deviennent indisponibles à la vente.
- Les simples demandes sont des réservations non confirmées (des options de réservations) qui n'empêchent pas d'autres réservations d'être prises aux mêmes dates.
Les pré-réservations et les réservations confirmées bloquent les calendriers. Le statut pré-réservation vous permet de distinguer dans ces réservations bloquantes celles pour lesquelles vous attendez des informations complémentaires. Vous pourrez “rétrograder” la réservation en “simple demande”, par exemple si le réglement attendu n'est pas versé à la date convenue avec le client et donc permettre de nouveau des réservations à cette date.
2. Création Externe (Site web)
Si vous utilisez le formulaire de réservation Manava (abonnement “Moteur de Réservation), il est possible d'indiquer que vous souhaitez que les réservations créées depuis votre site internet, soient considérées spontanément comme “confirmées” ou “préréservées”, afin qu'elles impactent les disponibilités du calendrier Manava, et des calendriers exportés via la liaison iCal ou le Channel Manager. Si vous laissez le choix “Simple demande”, les réservations créées depuis votre site seront considérées comme de simples demandes 2. Elles ne bloqueront pas vos dates et vos différentes plateformes de ventes considèreront ces dates comme disponibles.
Si les réservations sur votre site conduisent à un paiement en ligne, les réservations créées seront forcément confirmées après validation du paiement.
Modification automatique du statut
Saisir ici le nombre de jours maximum accordés entre la demande de réservation et la confirmation de la réservation. Au-delà de ce nombre de jours et si la réservation est toujours en “Pré-réservation”, le statut sera modifié en “Simple demande”.
Par exemple, si vous avez saisi un délai de 4 jours 3 :
- Si le client vous règle, vous saisissez le règlement et la réservation sera confirmée,
- Si après 4 jours le statut est toujours “Pré-réservation”, il sera automatiquement modifié par Manava en “Simple demande” pour libérer le calendrier et vous permettre d'accepter une autre réservation.
Laissez le nombre de jours à zéro, si vous ne souhaitez pas mettre en place cet automatisme.
Exemple : si vous avez saisi un délai de 4 jours et si la demande de réservation a été effectuée le 1 octobre à 14h et qu'elle n'a pas été réglée, le 5 octobre au matin la réservation sera toujours en préréservation, mais lors de la procédure automatique de fin de journée le statut sera modifé en “Simple demande”.
Condition spéciale par défaut
Si vous utilisez les conditions spéciales, indiquez ici quelle condition doit être utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle réservation. Pour définir les conditions spéciales, voir la page : Provenances
Provenance par défaut
Indiquez ici quelle provenance doit être utilisée par défaut lors de la création d'une nouvelle réservation : direct, site web, AirBnb, Booking, office du Tourisme… Pour définir vos provenances, voir la page : Conditions spéciales
Champs personnalisés
Vous pouvez créer des zones de saisies supplémentaires dans la fiche “Réservation”. La fiche réservation contient un champ “Description” pour que vous puissiez prendre des notes, cependant si vous souhaitez dissocier ces notes pour les faire apparaître dans la liste des réservations, courriels ou documents, vous devez définir des champs personnalisés. Pour créer un champ personnalisé :
- Cliquez sur ”+“ 1 pour ajouter une correspondance Nom du champ / Type de saisie.
- Pour modifier une zone de saisie, son type ou la supprimer, cliquez sur le nom de la zone dans la liste. 2
- Saisissez le nom de la zone (son libellé), son type puis validez 3.
- Pour valider l'ensemble de ces champs surtout “valider” l'onglet “réservations” 4.
Les champs personnalisés seront affichés dans plusieurs éditions, notamment les “Réservations fermes”, “Demandes non confirmées” et “Suivi des réservations”, quand vous les sélectionnez dans l'option “Informations optionnelles” de ces éditions.
Les champs personnalisés sont affichés dans les courriels personnalisés ou les documents-type, si vous intégrez les variables de substitution associées (voir la liste des variables dans le glossaire).
N'oubliez pas de valider pour que vos modifications soient prises en compte.
Préférences / Documents ( textes : devis, reçus, factures)
Menu “Paramètres / Préférences / Documents”
Si votre raison sociale est déjà inscrite sur votre logo, vous pouvez ne pas l'afficher sous forme de texte dans l'entête de la facture, pour cela décochez “Afficher la raison sociale” 1 Si vous avez renseigné votre domiciliation bancaire (onglet “Banque”), l'affichage de votre RIB est configurable selon les types de document 2.
Des textes de fin de document peuvent être paramétrés, dépendant du type de document : devis, reçus, factures dues, factures acquittées, avoirs. Par exemple, pour vos factures dues, vous pouvez prévoir une mention décrivant vos conditions de règlements (délai maximum de règlement, indemnité forfaitaire de retard ou autres mentions). Pour vos factures acquittées, vous pouvez par exemple prévoir un texte de remerciement ou la mention “Facture acquittée” 3.
Ces zones peuvent être utilisées pour imprimer les mentions obligatoires des factures. Voir l'article sur notre forum : https://manava.app/forum/discussion/441/nouvelles-mentions-obligatoires-sur-la-facture-depuis-le-10-10-2022/
Un texte à placer en pied de page est également possible, commun à tous vos types de documents.
Préférences / Échéances
Une alerte avertissant que des échéances sont échues peut s'afficher sous la barre du menu. Le comportement de cette alerte est réglable dans l'option “Paramètres / Préférences / Echéances”.
Sélectionnez :
- Aucune : ne pas afficher d'alerte
- 30 jours : n'afficher l'alerte que s'il existe des échéances non réglées dont le terme a expiré au cours des 30 derniers jours
- Toutes : afficher l'alerte s'il existe des échéances échues, quelles que soient leur date d'expiration
L'alerte s'affiche en haut à droite de l'écran :
Si vous cliquez sur cette alerte, la liste des réservations dont au moins une échéance est échue et non pointée est affichée. Notez que les échéances sont pointées automatiquement chaque fois que des règlements sont saisis. Vous pouvez filtrer les réservations affichées en fonction de différents paramètres en cliquant sur le pictogramme de réglage 1.
Règles d'échéances
Menu “Paramètres / Préférences / Echéances”
Chaque nouvelle réservation est associée à une liste d'échéances de paiement. Ces échéances sont saisissables dans chaque fiche Réservation et pour vous éviter de devoir les calculer à chaque fois, vous pouvez créer ici une ou plusieurs règles de calcul, qui seront appliquées selon les conditions suivantes :
- provenance : chaque règle peut dépendre de la provenance de la réservation. Par exemple, vous pourrez calculer une échéance de paiement unique pour les plateformes de vente comme Booking ou Airbnb, mais pour vos réservations directes, vous pourrez demander un acompte de 30% le jour de la demande, puis demander le solde la veille du départ.
- anticipation : vos règles d'échéances peuvent aussi dépendre du nombre de jours d'anticipation (nombre de jours entre la prise de réservation et la date de début du séjour). Par exemple, pour un séjour à moins de 15 jours, vous pouvez exiger un paiement intégral par avance, alors qu'à plus de 15 jours, vous pouvez ne demander qu'un acompte.
Initialement, aucune règle d'échéance n'est présente dans votre dossier, et dans ce cas, une échéance unique sera calculée pour chaque réservation, d'un montant égal au total du séjour.
Manava proposera un échéancier calculé automatiquement à chaque nouvelle réservation, mais vous pourrez dans tous les cas adapter cet échéancier à chaque situation.
Pour adapter l'échéancier automatiquement à chaque situation, cliquez sur le bouton “Créer une règle”.
Remplissez ce tableau avec une échéance par ligne, en terminant par un calcul de solde.
Ici, la première ligne indique que l'acompte de 30% est attendu 5 jours après la demande de réservation, avec un minimum de 100€, et la seconde ligne que le solde sera demandé la veille du départ.
Coche OTA : si l'échéance doit être réglée par un OTA, plutôt que par le client, cochez OTA. Cette information sera utile lors des relances, pour déterminer quels tiers doivent être relancés.
Sans indication particulière de provenances, d'hébergements ou d'anticipation, cette règle de calcul sera appliquée à toutes vos réservations. Pour la restreindre à certaines situations, indiquez les provenances ou les hébergements concernés ou les délais d'anticipation requis.
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Voici un exemple de règle d'échéance : une première pour des séjours à plus 7 jours de la demande, et une autre pour des séjours à moins de 7 jours de la demande.
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Si vous avez défini des règles dépendant des hébergements et dans le cas d'une réservation groupée (c'est à dire quand une fiche regroupe plusieurs hébergements), Manava prendra comme référence l'hébergement de la réservation principale pour déterminer la règle à appliquer.
Si plusieurs règles correspondent à la même situation (provenance et anticipation), seule la 1ère règle trouvée sera appliquée.
Echéance pour taxe de séjour
Le montant d'une échéance peut être égale au montant de la taxe de séjour.
Par exemple, si vos clients vous règlent le montant d'une nuitée à titre d'acompte 15 jours avant leur arrivée, il reste à leur arrivée le montant de la taxe de séjour à régler (en généralement réglé en espèces) et le solde du séjour (si le séjour est de plus d'une nuit ou si vous avez vendu des prestations).
Vous pouvez prévoir de paramétrer les échéances de cette façon :
A la création d'une réservation pour 2 nuitées, vous obtiendrez par exemple :
Préférences /divers
Menu “Paramètres / Préférences / Divers”
Langues gérées
Il est important de définir les langues gérées dans la liste des langues disponibles. Si vous n'avez pas défini de langue, le système par défaut sera le français. La liste des langues utilisées permet de définir quelles langues seront gérées par les formulaires de réservation, les courriels, les documents, etc.
Format des numéros de téléphone (France)
Vous pouvez choisir le formatage utilisé pour les numéros de téléphone des tiers dont le pays est la France. Si vous souhaitez que la saisie soit libre, laissez cette zone à “Aucun Formatage”.
Cliquez sur le bouton “Formater les téléphones clients/fournisseurs” pour forcer le formatage des numéros de téléphone des tiers déjà créés.