Vous pouvez créer des documents LibreOffice © .odt ou Microsoft Word © .docx dans lesquels des variables seront substituées par des données de Manava.

Vous pouvez ainsi rédiger des documents qui seront remplis automatiquement : contrats de location, fiches de polices, CGVs, etc.

Pour cet usage, nous vous recommandons d'utiliser LibreOffice ou OpenOffice, qui sont des logiciels gratuits, parce que leur format d'enregistrement .odt est directement exploitable par Manava. Les formats Microsoft Word © .docx sont également utilisables, mais s'ils sont transformés en PDF par Manava, par exemple quand ils sont joints à vos courriels, ils seront chargés et interprétés par LibreOffice (installé sur nos serveurs) qui les convertira ensuite en PDF. Il peut en résulter des déformations de votre document MS Word d'origine, des décalages de textes, des polices mal reconnues, etc, si votre document .docx est complexe.

Menu “Paramètres / Contrats-types & documents”

Commencez par créer un document avec votre traitement de texte, de préférence LibreOffice ou OpenOffice. Dans votre document, les variables de substitution doivent être encadrées par des accolades ouvrantes et fermantes, comme ci-après :

La liste des variables de substitution est accessible via l'option “Paramètres / Glossaire variables de substitution” (voir section suivante).

Une fois votre document saisi, enregistrez-le sur votre ordinateur, puis téléchargez-le dans Manava :

• cliquez sur le bouton “Créer”
• remplissez les champs Titre et Type de document
• renseignez la langue, utilisée dans ce document (la langue sera aussi utilisée pour la présentation des dates (“31/12/2020” en français, “12-31-2020” en anglais et des mots clés qui seront traduits dans cette langue).
• téléversez vers Manava votre document .odt ou .docx en cliquant sur le bouton “Choisir un nouveau fichier”.
• N'oublier pas de cliquer sur “Vallider”

Si vous voulez modifier un contrat existant et que vous avez égaré votre modèle , vous pouvez le ré-télécharger pour le modifier. Cliquez sur le nom du fichier . Effectuez vos modifications puis télécharger-le de nouveau sur Manava.

→ “Paramètres / Courriels-types & documents / Glossaire variables de substitution”

Utilisez les liens 1 pour télécharger un exemple de document contenant des variables de substitution au format Microsoft Word © .docx ou LibreOffice © .odt : un fichier d'exemple sera téléchargé (dans le dossier de téléchargement de votre navigateur).

• Ouvrez le document pour le visualiser et le modifier.
• Saisissez le texte en remplaçant toutes les données correspondant à une valeur de la fiche Réservation par sa variable de substitution.
• Pour intégrer une variable dans votre document, saisissez-la directement avec ses accolades ou sélectionnez-la dans le glossaire 2 en double-cliquant sur la variable, la variable est automatiquement copiée dans votre presse papier, puis collez-la dans votre document.
  

Dans les courriels vous pouvez intégrer les images “logo”, “cadeau” et “signature”. Ces images sont uploadées à partir de l'option → “Paramètres / Établissement / onglet Images”. L'image signature peut être une image de votre carte de visite à ajouter en fin de courriel, par exemple.

Si vous souhaitez éditer des documents administratifs avec les champs pré-remplis en majuscule (par exemple vous avez saisi sur votre fiche “Michel Autiel” et vous souhaitez obtenir “MICHEL AUTIEL”) , la solution se trouve dans votre traitement de texte. Pour Microsoft Word : Ouvrez le document contenant les variables de substitution puis sélectionnez la zone à forcer en majuscule 1, clic droit, sélectionnez Police puis cochez 'Majuscules' 2. Enregistrez le document et “uploadez-le” sur votre dossier Manava.

De nombreuses variables de substitution peuvent être adaptées à l'usage des documents des réservations multi-hébergements. Ces variables peuvent être suffixées par l'identifiant de l'hébergement.

Prenons l'exemple d'une famille ayant réservé 2 chambres : chambre Verte (identifiant 1) pour M. et Mme Durand 2 nuits 2 personnes, et chambre Mauve (identifiant 5) pour la famille de leur fille M. et Mme Bertille et leur enfant, 2 nuits, 3 personnes. Vous avez groupé les réservations. La réservation principale est celle de M. Durand.

Pour rédiger le contrat de location, vous pouvez opter pour plusieurs solutions.

Le contrat édité à partir de la réservation principale sera lié au nom du client Durand, il contiendra l'échéancier général (somme des 2 réservations), et la variable {sejours_descriptions} contiendra le descriptif :

Réservation n°752 Bertille
du 01/11/2019 au 03/11/2019, 2 nuits pour 3 personnes
Chambre Mauve
Réservation n°751 M. et Mme Durand
du 01/11/2019 au 03/11/2019, 2 nuits pour 2 personnes
Chambre Verte

Vous pouvez aussi utilisez ce contrat pour une réservation simple, non groupée. Dans ce cas, la variable {sejours_descriptions} contiendra une seule description :

Réservation n°699 Martin Denis
du 19/10/2019 au 20/10/2019, 1 nuits pour 2 personnes
Studio Bleu

Le contrat édité à partir de la réservation principale contiendra l'échéancier général, le deuxième contrat (pour la deuxième chambre) contiendra les éléments de la réservation Bertille sauf l'échéancier.

Vous placerez dans votre document des cadres destinés à renseigner les chambres réservées : le contrat édité à partir de la réservation principale contiendra l'échéancier général, et chaque variable suffixée par l'identifiant de la chambre contiendra les valeurs spécifiques à chacune des chambre réservée.

Par exemple, si vous avez 3 chambres avec les identifiants 1, 2 et 5, utilisez les suffixes _ch1, _ch2 et _ch5 :

donnera

Vous pouvez utilisez ce contrat multi-chambres pour une réservation non groupé. Dans ce cas une seule ligne du tableau sera renseignée.

→ fiche “Réservation” / onglet “Général” / “Contrat” ou “Autre document”

Les contrats et autres documents (conditions générales de location, fiche de police, etc) sont téléchargeables au format PDF ou au format d'origine (Microsoft Word © .docx ou LibreOffice © .odt) .

Vous avez déjà paramétré vos documents-type ? Si c'est le cas, vous pouvez communiquer à votre client une URL lui permettant de télécharger lui-même le document au format PDF, sans nécessité de joindre ce document à votre courriel.

A partir de la fiche “Réservation”, cliquez sur le bouton “Actions” 1 , sélectionnez “Contrat” ou “Autre document” selon le document à obtenir, puis sélectionnez le document à pré-remplir dans la liste 2. Pour vous aider à faire votre choix nous affichons la langue du client et la langue du document sélectionné 3.

Si vous cliquez sur l'un des boutons “Générer…” 4 :

Cliquez sur “Générer au format d'origine” pour télécharger un document dans son format d'origine : soit ODT (LibreOffice / OpenOffice), soit DOCX (Microsoft Word). Ce document peut ensuite être ouvert avec votre traitement de texte, pour modifier ponctuellement une phrase par exemple.

Cliquez sur “Générer au format PDF” pour télécharger un document PDF non modifiable.

Cliquez sur “copier l'URL” 5, l'URL du document est copiée dans votre presse papier et vous pouvez la transmettre à votre client par email, au lieu de lui joindre le fichier PDF. L'URL fournit directement un format PDF, lisible par tous.