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Suivi des factures et paiements n°1
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Cette édition permet de vérifier que vous avez facturé toutes les réservations, saisi tous les règlements et associé les règlements à une facture.
Paramètres d'édition
Vous pouvez filtrer les données et indiquer la période de vérification en saisissant des critères dans la fenêtre Paramètres d'édition 1 :
Période Sélectionnez les dates de la période à contrôler. Pour une vérification complète vous pouvez sélectionner “Tout” (soit la période du 01/01/2020 au 31/12/2099). 2
Cette édition prendra en compte les réservations dont le séjour est compris ou en parti dans la période demandée.
Etat : Cette édition édite toutes les réservations, par défaut seules les réservations fermes ( pré-réservations, réservations confirmées) sont sélectionnées, modifiez le choix dans “Etat” pour prendre en compte les simples demandes.
(Lorsqu'un réglement ou une facture est associé à une simple demande, le statut de la réservation devrait être modifié en “réservation confirmée”.)
Réservations : Le critère “réservation” vous permet de filtrer cette édition sur le statut des réservations (Réelles ou simulation)
Les autres critères vous permettent de filtrer selon l'état d'annulation, l'origine de la réservation (Channel Manager, site web, saisie directe), mais surtout les réservations avec un document de facturation, sans document ou un document non finalisé (bouillon).
Dans l'onglet “Informations optionnelles” 3, choisissez les colonnes que vous souhaitez afficher en plus dans la liste.
Imprimer mon adresse 4 : Si vous cochez cette case, votre adresse apparaitra en en-tête de l'édition uniquement une fois que vous aurez cliqué sur le pictogramme “imprimer”.
Pour revenir au choix par défaut cliquez sur le bouton “Effacer les paramètres” 5.
Validez vos choix en cliquant sur le bouton “Afficher” 6.
Pour chaque réservation de cette période, Manava va contôler que le montant de la réservation a été facturé et réglé.
- La colonne 1 indique le montant qui reste à facturer.
- La colonne 3 indique le montant qui a été réglé.
- La colonne 2 indique le montant qui a été réglé mais qui n'est pas associé à un document de facturation.
- La colonne 4 indique le montant qui a été réglé et qui est associé à un document de facturation.
- La colonne 5 indique le montant qui reste dû.
Si vous avez facturé toutes vos réservations, le montant total de la colonne “Reste à facturer” doit être nul 1.
Si vous avez saisi et associé tous les règlements clients, le montant total de la colonne “Hors factures/avoirs” 2 doit être nul. Si un montant figure dans cette colonne et que la facture a été émise, vous devez
rattacher le règlement à ce document, (voir l'aide au paragraphe "Rattachement d'un règlement à une facture").
Si la colonne 5 indique un solde dû, c'est peut-être parce que vous avez oublié de saisir un règlement.
Dans notre exemple,
- 6 la réservation n°3212 est incomplète, aucune facture et aucun réglement enregistrés.
- 7 la réservation n°3167 est incomplète, elle est facturée mais aucun réglement n'a été enregistré. Soit c'est un oubli de saisie à corriger, soit c'est un encours client.
- 8 la réservation n°3168 est incomplète, elle est soldée mais aucune facture n'a été émise.
- 9 la réservation n°3219 est incomplète, elle est facturée des réglements ont été enregistrés, mais il manque une partie du séjour à encaisser et à facturer. .
- 10 la réservation n°3169 est complète, facturée, et le réglement a été enregistré et associé à la facture.
(voir l'aide générale sur les éditions)