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Cardex clients
Menu “Calendriers & Réservations / Clients / Cardex Clients”
Dans Manava , les clients sont regroupés sous la mention “Cardex clients”.
En général, il n'est pas utile de créer les clients à l'avance, avant qu'ils ne réservent, sauf peut-être pour des clients récurrents. Lorsque vous créez une réservation, un accès direct à la fiche Client sera proposé pour que vous puissiez compléter ses coordonnées.
Pour créer un client, cliquez sur “Créer” 1, pour modifier un client cliquez sur sa ligne 2.
Complétez éventuellement les familles existantes en cliquant sur “Gérer les familles” 3.
Vous pouvez filtrer les clients à afficher dans cette liste en saisissant des critères saisis dans la fenêtre “Paramètres de la liste” 4. (voir Rechercher un client dans le cardex)
Vous pouvez créer ou modifier la fiche d'un client à partir de sa fiche réservation.
La fiche client
Renseignez les champs de la fiche.
Civilité
Si le nom (zone en dessous) du client ne contient pas déjà le terme Monsieur ou Madame (ou les versions abrégées de ces termes), dans les éditions (factures, devis, reçu, contrats..) et envoi de courriels, ce champ sera utilisé pour composer le nom complet du client.
Dans les fiches Client, nous proposons 2 valeurs distinctes “Monsieur, madame” et “Madame, monsieur” pour le champ Civilité, pour que les variables de substitution, qui alimentent les courriels-type et les documents, {nom_complet}, {nom_complet_client} et {nom_complet_conjoint} soient remplacées par 'Monsieur' et 'Madame' à bon escient.
Par exemple, vous recevez un couple :
- Si vous avez saisi le nom du mari dans le nom client (exemple François Martin) et le nom de sa conjointe dans le champ “Conjoint” (exemple Isabelle Vallet), vous choisirez 'Monsieur, Madame'. Et les variables citées plus haut seront respectivement remplacées par : “Monsieur François Martin et Madame Isabelle Vallet”, “Monsieur François Martin” et “Madame Isabelle Vallet”. La variable {civilité} sera remplacée par “Madame, Monsieur”.
- Si vous avez saisi le nom de la dame dans le nom client, sélectionnez 'Madame, Monsieur'. Pour obtenir : “Madame Isabelle Martin et Monsieur François Martin”, “Madame Isabelle Vallet” et “Monsieur François Martin”. La variable {civilité} sera remplacée par “Madame, Monsieur”.
- Si les 2 personnes portent le même nom de famille, vous pouvez ne saisir que le nom du monsieur, sans le nom de la conjointe, et la civilité “Monsieur, madame” pour obtenir dans les variables de substitution “Monsieur et Madame François Martin”. La variable {civilité} sera remplacée par “Madame, Monsieur”.
Notez que la variable {civilité} présente toujours 'Madame' avant 'Monsieur', selon les bons usages de politesse.
...et pas de "Mademoiselle" ?
En cette époque qui fustige les stéréotypes, l'usage de “Mademoiselle” est boudé. Un guide coécrit par le ministère du travail et celui de l’égalité femmes-hommes publié en automne 2017 et à destination des PME et TPE préconise d’adopter un «langage sans stéréotype»:
Éliminez toutes les expressions sexistes telles que : chef de famille, mademoiselle, nom de jeune fille, nom d’épouse ou d’époux, nom patronymique, etc. Ces expressions sont bannies du droit français. Monsieur et Madame suffisent. Par exemple, supprimer le «Mademoiselle» de tous les formulaires, courriers, contrats de travail…
SIREN / TYPE
- Saisissez le nom de la société si le client est une société puis
- Saisissez l'identifiant de la société dans la zone (SIREN / Identifiant de la société) ,
- dans la zone “Type” indiquez de quoi il s'agit (SIREN, SIRET, RCS, Numéro Tahiti…)
Coordonnées
- L'email doit être correct, et respecter la syntaxe normalisée du type “nom@serveur.extension”. Vous pouvez saisir plusieurs adresses dans le champ Courriel, par exemple pour envoyer la facture à chacun des conjoints. Séparez chaque adresse par un point-virgule ou une virgule dans le champ, par exemple “francois@abricode.fr; isabelle@abricode.fr”. Cliquez sur l'icone à droite pour ouvrir automatiquement votre logiciel d'envoi de courriel avec l'adresse de ce client.
- “Dénomination sur courriel” : Vous pouvez saisir un prénom (par exemple “Adrienne”), pour que vos courriels à l'attention de ce client commencent par “Bonjour Adrienne”.
- “Pas d'envoi promotionnel” : Décochez ce champ pour indiquer que le client ne souhaite pas recevoir de mailing.
- Saisissez les téléphones connus du client. Vous pourrez composer automatiquement ces numéros en cliquant sur l'une des icones d'appel. Pour que cette composition automatique fonctionne, il faut utiliser le format international préfixé par “+” et le code du pays. Par exemple pour un numéro en France, il faut préfixer par “+33” et ne pas placer de 0 en début de numéro : +33972130340. Lorsque le préfixe international “+..” n'est pas saisi, Manava tente de le déterminer automatiquement pour les pays européens.
- Saisissez éventuellement les coordonnées du client. Ces coordonnées seront notamment utilisées pour émettre une facture, remplir les contrats, générer une fiche de police ….
- Lors de la création d'une nouvelle fiche Client, le pays proposé par défaut est celui associé à votre compte Manava (Pour nos abonnés étrangers proposer par défaut le pays “France”, ne serait pas très adapté à leur clientèle locale).
Autres infos
Langue
Il s'agit de la langue utilisée dans les mails envoyés au client. La langue est initialisée en fonction du pays.
Né(e) le
Saisissez ici la date de naissance du client. Cette information pourra être exportée dans un fichier csv pour être traitée dans un tableur par exemple. Cette zone n'est pas obligatoire.
Date de création
Cette date se met automatiquement à jour lors de la création de vos clients, vous pouvez la modifier. Elle est là à titre d'information
Famille
Vous pouvez définir des familles clients, par exemple : randonneurs, vttistes, cyclo, loisirs, famille… (→ option “Réservations / Familles clients“ puis dans la fiche client associer le client à une famille. Diverses éditions et statistiques permettent de filtrer les clients d'une famille.
Désidératas
Saisissez dans cette zone les demandes du client : sans gluten, repas végan…
Les désidératas saisis sur la fiche client sont signalés sur la fiche réservation par une bulle à côté du nom du client
au survol de cette bulle, les souhaits de ce client sont affichés ainsi qu'au survol de la réservation sur le planning.
Supprimer un client
Si vous supprimez une réservation cela ne supprime pas automatiquement le client. Si vous avez enregistré votre client dans une fiche client (bouton “Client” de la fiche réservation), cette fiche restera dans le Cardex des clients pour pouvoir retrouver ses coordonnées lors d'un nouveau séjour. Cependant si vous ne souhaitez plus conserver ces renseignements vous pouvez supprimer le client (bouton “Supprimer” de la fiche client).
Vous pouvez supprimer la fiche d'un client lié à une réservation. Lorsque vous créez une réservation vous n'êtes pas obligé de créer la fiche client.
Rechercher un client dans le cardex
Les critères de sélection sont modifiables dans la fenêtre Paramètres de la liste 1.
Saisissez les critères de sélection 2 et cliquez sur le bouton “Afficher” 3 pour rafraîchir la liste des clients selon les critères saisis.
Vous pouvez rechercher directement un client en tapant le prénom et/ou les premières lettre de son nom du client dans le champ “Client”…4 Cliquez sur le bouton “Afficher” pour rafraîchir la liste.
L'utilisation des critères de classement et de filtre de la liste sont bienvenus dans cette option pour affiner vos recherches. Voir page : Rechercher, classer, filtrer les données
Effacer les critères de recherche
- Si vous souhaitez effacer les critères, appuyez sur le bouton “Supprimer” 5.